Patyna biedt zorg, welzijn en wonen aan ouderen in Friesland. Het is met zo’n 36 locaties en 3800 medewerkers stevig aanwezig in het Nederlandse zorglandschap. Om de aangeboden zorgverlening IT-technisch in goede banen te leiden, zet Patyna al jaren in op de service van Interstellar. Een samenwerking die onlangs een behoorlijke kostenbesparing opleverde in de afname van Microsoft gebruikerslicenties. Flexibiliteit en efficiëntie gaan nu hand in hand met lagere gebruikskosten. En dat allemaal dankzij een hervorming van de licentiestrategie.
De juiste licentiestrategie is vaak cruciaal voor een efficiënte werking van een organisatie. Microsoft biedt dan ook verschillende mogelijkheden om hun licenties af te nemen. Zo kunnen licenties gekocht worden via een cloud solution provider programma (CSP), een Microsoft Enterprise Agreement (EA), een Microsoft Enterprise Subscription Agreement (ESA), Open License modellen of gewoon rechtstreeks.
“Dankzij Microsoft Intune en Autopilot kunnen we de medewerkers van Patyna automatisch voorzien van de juiste software op hun toestellen.” Johan Hoving, Account Manager & Microsoft Licensing Solution Expert bij Interstellar: “Patyna nam licenties initieel af via een Microsoft Subscription Agreement (ESA). Deze overeenkomst is vooral bedoeld voor grote bedrijven, die tegen volumekorting een contract van 3 jaar kunnen afsluiten.
Het voordeel is dat klanten pas na die 3 jaar een nieuw contract hoeven af te sluiten, maar dit kan er ook voor zorgen dat er onnodig veel geld wordt uitgegeven wanneer bepaalde software uit die licenties niet wordt gebruikt. Bovendien kunnen deze licenties ook niet tussentijds worden opgezegd. Omdat Patyna 3800 medewerkers heeft, leek een dergelijke licentieafname hen wegens de volumekorting een goede keuze. Omdat zeker 80% van hun medewerkers bestaat uit zorgpersoneel, werd er echter al snel onnodig veel geld uitgegeven aan ongebruikte software.”
De juiste licentiestrategie is vaak cruciaal voor een efficiënte werking van een organisatie. Microsoft biedt dan ook verschillende mogelijkheden om hun licenties af te nemen
Patyna, een zorginstelling met 3800 medewerkers, gaf onnodig veel uit aan inefficiënte Microsoft-licenties. Een gebrek aan flexibiliteit zorgde voor ongebruikte software en beperkte aanpassingsmogelijkheden voor verschillende medewerkersprofielen.
Interstellar introduceerde een Cloud Solution Provider-model (CSP). Hiermee kon Patyna flexibel licenties afnemen, afgestemd op specifieke medewerkersprofielen, en schakelen tussen licentietypen zoals E3 voor kantoorpersoneel en F3 voor zorgmedewerkers.
De licentiestrategie leidde tot kostenbesparingen van 50%. Met tools als Intune en Autopilot is softwarebeheer geautomatiseerd, terwijl Microsoft 365 de werkplek vereenvoudigde en Citrix verving, voor hogere efficiëntie en gebruiksgemak.
Een overeenkomst met Cloud Solution Provider bleek voor Patyna een betere oplossing. “Bedrijven die een flexibel contract willen dat maandelijks opzegbaar is, hebben het meeste baat bij een CSP-overeenkomst. Klanten kunnen hierbij meer of minder licenties selecteren op elk gegeven moment in de contractduur. Ook betalen ze achteraf en per maand.
Dit gaf Patyna de flexibiliteit om per medewerker de meest geschikte licentie aan te schaffen. Een optie die tot voor kort niet aan de orde was omwille van de eerder nadelige prijs. Door kortingen te combineren, zijn we tegenwoordig wel in staat om Patyna goedkopere licenties aan te bieden via CSP. Door de duurste licenties in de oude ESA-overeenkomst te laten zitten en de overige over te zetten naar CSP, konden we de oorspronkelijke kosten voor Patyna met ongeveer de helft reduceren. Een aanzienlijke besparing,” aldus Hoving.
Om optimaal aan de behoeften van hun personeel te voldoen schafte Patyna vervolgens 500 E3 licenties, voor het personeel dat op kantoor werkt, en 2700 F3 licenties, voor het zorgpersoneel aan. Johan Hoving: “Het grote verschil tussen beide soorten licenties is dat E3 licenties op vijf apparaten naar keuze kunnen worden geïnstalleerd. Aangezien zorgpersoneel vaak werkt op draagbare devices zoals een iPad, zijn E3 licenties dus minder interessant voor dergelijke profielen.
Het zou zonde zijn om te betalen voor een functie die je niet gebruikt.” Het CSP-programma zorgt ervoor dat de tuning van de juiste licenties bij de verschillende type medewerkers een doorlopend proces is en het biedt ook de mogelijkheid om dit op elk gewenst moment aan te passen. “Dankzij Microsoft Intune en Autopilot kunnen we de medewerkers van Patyna binnenkort bovendien automatisch voorzien van de juiste software op hun toestellen. Het device- en applicatiebeheer wordt bij Patyna voorlopig nog ingericht via VMware Horizon. Dankzij de Microsoft licenties kunnen ze echter beroep doen op Intune en Autopilot en besparen ze weer enkele duizenden euro’s per jaar,” vertelt Hoving.
Bedrijven die een flexibel contract willen dat maandelijks opzegbaar is, hebben het meeste baat bij een CSP-overeenkomst.
Johan HovingAccount Manager & Microsoft Licensing Solution Expert
Voordat Patyna koos voor een Microsoft 365 oplossing, gebruikte het Friese zorGbedrijf Citrix als werkplek voor hun bestandsbeheer. Zo konden medewerkers via sessies op de Citrixserver een bureaublad openen waarmee ze de netwerkschijf konden bereiken.
Hoving: “Een best omslachtige procedure. Zeker wanneer je op een draagbaar device werkt. Het gevolg was dat het verzorgend personeel zich eerst via een vast apparaat moest inloggen op Citrix voordat hij of zij aan het werk kon. Met Microsoft 365 kan er nu eenvoudig via Onedrive en SharePoint worden gewerkt.
Tot een jaar geleden stonden bijna alle applicaties nog op de servers van Patyna zelf. Tegenwoordig zijn deze ondergebracht op de Microsoftservers waardoor medewerkers eenvoudig online toegang hebben tot alle nodige applicaties.”
Interstellar is NEN7510 gecertificeerd en kan dankzij deze kennis altijd voldoen aan de normen voor informatiebeveiliging in de zorgsector. Hoving: “Onze methodieken zijn gelijk aan die van Patyna. Het is voor ons ook heel vanzelfsprekend om onze diensten volgens de NEN7510 normen uit te voeren.
Zo konden we hen ook adviseren in het managen van hun telefonieoplossing. Deze kunnen ze in principe bij Microsoft Teams kwijt, maar toch maakten we Patyna erop attent dat enkel op Teams vertrouwen, niet voldoende is voor een telefonieoplossing in de zorg. Wanneer Microsoft een storing heeft, kan er immers niet meer gebeld worden en kunnen ook alarmeringsmeldingen niet meer opgevolgd worden. Er moet dus altijd een back-up beschikbaar zijn en daar kunnen we met Interstellar voor zorgen. We zien het als onze plicht om dat voor elkaar te krijgen,” aldus Hoving.
“Bij een nieuwe manier van werken, moet een organisatie vaak veel procesmatige keuzes maken. Er moet gezorgd worden voor een optimale adoptie door het personeel, en nieuwe processen moeten uitvoerig en degelijk omschreven worden. Dat gaat vaak heel ver, maar dankzij de juiste omkadering en een graduele aanname, slagen we erin om Patyna functioneel én technisch te ondersteunen met de nieuwe Microsoft-licenties,” besluit Hoving.
Deel artikel
