Nederlandse gemeenten zetten vandaag de dag volop in op digitalisering en haken in op de trend dat steeds vaker thuis wordt gewerkt. Enerzijds helpen digitale werkplekken om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Anderzijds versterken ze de interne samenwerking van overheidsinstellingen.
Het ontwerpen van een goed functionerende digitale werkplek heeft vaak heel wat voeten in de aarde. Applicaties mogen niet vastlopen, er moet altijd en overal gewerkt kunnen worden en de behoeften van álle werknemers moeten worden vervuld. Interstellar ontwierp passende digitale werkplekken voor de gemeente Den Haag en gemeente Utrecht.
Het gebeurt wel eens dat men werknemers met specifieke behoeften uit het oog verliest. Denk aan landmeters, architecten, ingenieurs, weg- en groenbeheerders of stadsingenieurs. Om hun taken goed uit te voeren, hebben ze voldoende grafische rekenkracht nodig, zodat zware ontwerpapplicaties optimaal draaien. Eén generieke digitale werkplek kan de specifieke behoeften van deze groep onmogelijk invullen. Interstellar zorgt ervoor dat digitale werkplekken afgestemd worden op de persoonlijke behoeften van medewerkers.
Interstellar hielp de gemeente Den Haag en de gemeente Utrecht bij het ontwerpen van een unieke digitale werkplek. In deze businesscase ontdek je hoe Interstellar de uitdagingen van de gemeente Den Haag en de gemeente Utrecht deskundig aanpakte, met advies en een werkplek op maat.
“Medewerkers zeggen vaak ‘hij doet het niet’, ‘hij loopt vast’ of ‘als ik mijn muis beweeg, loopt-ie achter".
Anne van SanteAdviseur informatiemanagement
Voordat Interstellar werkelijk van start kon gaan, nam de IT-dienstverlener de tijd om te luisteren naar de behoeften van de medewerkers van de gemeente Den Haag. “Interstellar bracht alle applicaties – zo’n 75 – duidelijk in kaart. Daarna werden ze geanalyseerd en ingedeeld in categorieën van afhankelijkheid,” vertelt Anne van Sante, adviseur informatiemanagement bij de gemeente Den Haag.
“Interstellar luisterde als onafhankelijk adviseur uitvoerig naar de specifieke behoeften, analyseerde alle applicaties en stelde verschillende, unieke werkplekprofielen op.”
De gemeente Den Haag heeft zo’n 6.500 medewerkers. Net zoals zoveel Nederlanders, werkt een deel van hen thuis. Anderen gaan dagelijks naar kantoor, meestal omdat ze nog niet in een gevirtualiseerde omgeving werken of gebruikmaken van zware workstations.
“Zo’n 20% van onze medewerkers – vooral landmeters, architecten, ingenieurs, weg- en groenbeheerders – heeft specifieke IT-behoeften, waar op dit moment nog niet volledig aan wordt voldaan. Ze hebben voldoende grafische rekenkracht nodig en applicaties moeten snel draaien,” vertelt Van Sante.
De coronapandemie bracht alles in een stroomversnelling. “De nood werd toen écht hoog, omdat we meer vanuit huis moesten werken,” voegt Van Sante toe. Om aan de specifieke behoeften van deze medewerkers te voldoen, schakelde de gemeente Den Haag de expertise van IT-dienstverlener Interstellar in.
Daarnaast merkt Interstellar op dat organisaties wel eens in de verleiding komen om van alles het ‘grootste’ te nemen. Iedereen wil heel veel processors, werkgeheugen en grafische kracht. Het risico is dat dit niet in het budget past en daardoor ook niet wordt geaccepteerd door leidinggevenden. Door te differentiëren kun je de omgeving beter op specifieke behoeften afstemmen.
De afdeling Stadsingenieurs van de gemeente Utrecht werkt met BIM Workspace en applicaties die veel grafische rekenkracht nodig hebben. Andere werknemers bij de gemeente Utrecht werken meestal met minder zware applicaties. De software die de stadsingenieurs nodig hebben, vraagt veel meer van de IT-omgeving en de werkstations,” vertelt Marco Vader, adviseur ICT bij de afdeling Stadsingenieurs.
Sinds de overstap naar de VDI-omgeving werken de zwaardere applicaties van de stadsingenieurs niet meer zoals dat zou moeten. “We merkten dat alles minder snel ging en dat applicaties vastliepen of zelfs niet konden worden opgestart,” vertelt Vader. Daarop gingen de stadsingenieurs op zoek naar een oplossing die de performance van de applicaties, de stabiliteit en betrouwbaarheid kon verbeteren.
Dankzij BIM Workspace kunnen de stadsingenieurs nu probleemloos aan de slag. Eerst vond een testfase plaats van 12 weken. Interstellar testte uitvoerig of alle applicaties het deden en of de inlogprocedures met multifactorauthenticatie (MFA) verliepen. Daarna ging de IT-dienstverlener meteen aan de slag met de feedback die het tijdens de testfase ontving.
Samen met Interstellar werken de stadsingenieurs nu ook aan de optimalisatie van de BIM-processen binnen de gemeente. Nadat alle tests goed zijn verlopen, zette Interstellar ook voor de stadsingenieurs een BIM ondersteunende IT-omgeving op, perfect op maat.
“Interstellar speelde bij de optimalisatie van onze werkplekken een cruciale rol als onafhankelijk adviseur.” – Anne van Sante, adviseur informatiemanagement, gemeente Den Haag
