‘’Een hybride werkoplossing die echt werkt voor onze organisatie’’ Inclusieve leefomgevingen creëren, dat is het doel van BPD, gebiedsontwikkelaar van nieuwbouwprojecten in binnen- en buitenland. Hiervoor zijn veel contactmomenten nodig, zowel met interne collega’s, als met externe partijen. Om dit contact ook te realiseren in de tijd van hybride werken, zijn er robuuste en flexibele vergadering voorzieningen nodig. Met de oplossing die BPD had staan, konden ze dit onvoldoende waarmaken. Tijd voor vernieuwing met Interstellar
Een jaar of 5 geleden maakte BPD de overstap naar Skype. Daarbij was er de behoefte om vergaderruimtes in te richten voor videoconferentie. Je zou dus kunnen stellen: BPD was er vroeg bij als het gaat om hybride werken.
Toch werkte dit in de praktijk iets anders. De vergaderruimte was ingericht met een Surface Hub, een camera en een speaker, maar werd amper gebruikt voor online meetings. Het ging voornamelijk om meetings waarbij alle deelnemers gewoon aanwezig waren op kantoor. Daardoor werd de Surface Hub eigenlijk alleen maar gebruikt om een presentatie te laten zien aan mensen die fysiek aanwezig zijn.
Bieden van een optimale service is de volgende stap in het klantcontact van BPD
BPD zocht een manier om haar vergaderruimtes efficiënter te beheren, met een gebruiksvriendelijke oplossing om dubbelboekingen te voorkomen en eenvoudig integreert met bestaande systemen zoals Outlook.
Interstellar ontwierp en implementeerde een intuïtief reserveringssysteem, compleet met touchscreens bij vergaderruimtes en volledige synchronisatie met Microsoft Outlook.
De IT-oplossing voor BPD verbeterde haar vergaderprocessen, verminderde dubbelboekingen en leverde tijdsbesparing op door een overzichtelijk, geïntegreerd systeem dat eenvoudig te gebruiken is voor al haar medewerkers.
Myron Bakker (Senior Applicatiebeheerder bij BPD) vertelt hoe dat er voorheen aan toe ging: ‘’Online meetings vonden wel plaats, bijvoorbeeld als er vergaderd werd met de vestiging in Duitsland. Maar optimaal werkte deze opstelling niet. De video- en speakerapparatuur was wat verouderd.
Als je achter in de ruimte zat, was je voor de deelnemers die vanaf een andere locatie deelnamen niet te verstaan, slecht te zien en door elkaar heen praten is al helemaal geen optie. Dan kan echt niemand je meer verstaan.’’ Twee jaar geleden kwam je nog weg met een niet optimaal werkende vergaderruimte met slecht beeld en geluid, maar inmiddels is dat natuurlijk not done!
Een hybride werkoplossing die echt werkt voor onze organisatie
Myron BakkerSenior Applicatiebeheerder bij BPD
BPD maakte uiteindelijk de overstap van Skype for Business naar Microsoft Teams. Deze uitrol werd stapje voor stapje aangepakt, waardoor er met Skype en half met Teams werd gewerkt. Stap voor stap werden de werkzaamheden overgedragen naar het nieuwe systeem, zodat de dagelijkse werkzaamheden gewoon bleven draaien.
Met de volledige overstap naar Teams gemaakt werd ook Teams Calling geïmplementeerd. Nu veel van de dagelijkse werkzaamheden via Teams verlopen, moesten de medewerkers van BPD het systeem snel eigen maken. Een goed adoptie traject was hierin essentieel.
Inmiddels zijn er twee mooie oplossingen neergezet in twee grote vergaderruimtes in het pand van BPD in Amsterdam en zijn ook wat kleine ruimtes voorzien van apparatuur. Beide ruimtes hebben een andere opstelling, maar zijn wel allebei voorzien van dezelfde devices. Namelijk de Poly Eagle Eye G85T (de camera) en de Poly Trio C60 (de microfoon). In de boardroom worden deze gecombineerd met de Surface Hub (85’’), die hier al stond.
In deze boardrooms is ruimte voor zo’n 8 tot 12 personen. Zoals je ziet op onderstaande afbeeldingen is de ene ruimte in een verticale opstelling en de ander horizontaal. De Eagle Eye camera is hiervoor dan ook ideaal, omdat deze 2 camera’s heeft en hierdoor zowel de hele ruimte als de persoon die op dat moment spreekt tegelijk in beeld kan brengen. De Poly microfoon heeft een bereik van zo’n 6 meter, waardoor deze dus ideaal is voor vergaderruimten van deze grootte. Met de Surface Hubs erbij, zijn deelnemers aan de andere kant van de meeting goed te zien en te horen voor iedereen in de ruimte en wordt tegelijkertijd voldaan aan de eis om te kunnen whiteboarden!
Myron: ‘’De configuratie van deze devices is heel fijn. Je kunt er van alles zelf mee instellen. De lichtinval bijvoorbeeld, die in de boardroom – vanwege de velen ramen- niet zo handig is voor een online meeting. Door een beetje met de instellingen te spelen, krijg je alsnog de belichting goed voor elkaar!’’
Een andere wens vanuit BPD was dat zowel de gehele ruimte als de spreker in beeld worden gebracht. Aangezien de camera voorzien is van twee losse camera’s, kun je ook dit gemakkelijk instellen.
Vlak voor de zomer van 2021 werd de nieuwe set in gebruik genomen. Voor medewerkers van BPD vereiste dit niet heel veel aanpassing. ‘’Deze nieuwe setup had dezelfde bediening als de vorige. De meeste mensen weten inmiddels wel dat ze een vergadering kunnen inschieten vanaf Outlook en daarna gemakkelijk vanaf het device kunnen deelnemen aan de meeting.
Alleen de tablets (bedieningspaneeltjes die bij de sets geleverd worden), waren even wennen.’’ Om medewerkers toch nog even te ondersteunen heeft Myron wat korte instructies gemaakt, zodat iedereen kan zien hoe ze snel een hybride vergadering starten.
‘’Gelukkig gaan die bedieningspanelen van Teams Rooms steeds meer op elkaar lijken en wordt de bediening ervan daarmee eenvoudiger. Iedereen kent het bedieningspaneel van Teams interface door hun persoonlijke gebruik’’ aldus Myron.
Overigens staan er verdeeld over de verschillende vestigingen van BPD nog verschillende Surface Hubs. Het beheer doet Myron samen met Interstellar. ‘’De updates gebeuren op één Surface Hub hier in Amsterdam. Als dit dan goed gaat, kunnen wij daarna op afstand ook de hubs op andere locaties updaten’’.
Deel artikel
