Je weet dat jouw organisatie zich continu en steeds sneller moet ontwikkelen. Je wil de klant centraal stellen, de beste producten maken en uitmuntende service bieden. Oh en als het even kan, ook nog digitaal transformeren, want jij moet productiever en efficiënter kunnen werken.
Als je dat weet, wil je nieuwe technologie en wijzigingen op de werkplek volop omarmen. Wil je dat ook de hele organisatie zover komt, dan vraagt dit van medewerkers dat zij tijdig worden betrokken, geïnformeerd en duidelijk hebben wat wijzigingen zoals een overstap naar Microsoft 365 hen opleveren. Dit aspect raakt vaak ondergesneeuwd in een migratietraject waarin de technologische verandering leidend is. Gelukkig zie ik dat organisaties steeds vaker het belang van de medewerker in transformatieprocessen centraler stellen.
Ze realiseren zich dat het belangrijk wordt om medewerkers te binden en boeien, wil technologie slagen. Dat doen ze door een moderne werkplek te bieden en hen actief te helpen bij het omarmen van nieuwe technologie. Door een andere manier van werken te verweven in processen en de ruimte te bieden om ook tot creatieve en innovatie nieuwe oplossingen voor oude problemen te komen, bereik je resultaat.
Na de migratie naar Microsoft 365 zijn alle medewerkers productiever, communiceren zij efficiënter en werken ze optimaal samen. De mailbox ontploft niet meer, omdat efficiënt met Teams wordt gechat en gecommuniceerd. Iedereen weet waar de actuele versie van het document staat. Er worden geen documenten meer rond gemaild, want er wordt samen in documenten gewerkt. Binnen Teams wordt in meerdere projecten efficiënt met collega’s, klanten en partners samengewerkt. Door online te vergaderen is er een aanzienlijke tijdsbesparing gerealiseerd en documenten zijn altijd en overal veilig op alle apparaten beschikbaar.
Deze situatie is heel goed mogelijk, maar voor een vele organisaties blijkt dit ideaalbeeld een brug te ver.
De grote meerderheid van de medewerkers blijft namelijk gewoon Outlook gebruiken voor het samenwerken en communiceren. Veel medewerkers vragen zich continu af waar documenten staan en hoe deze vervolgens geopend kunnen worden. Notulen worden individueel gemaakt en rondgestuurd. De afgesproken acties uit overleggen en projecten belanden op aparte lijstjes. Een aantal collega’s gebruikt Microsoft 365 op hun telefoon of vanuit huis. Kortom, alles behalve productief en efficiënt, dus!
Alleen door in de huid te kruipen van de medewerker en daarmee communicatie, training en begeleiding op verschillende groepen medewerkers gericht aan te bieden, zie je dat medewerkers vanzelf sneller de nieuwe mogelijkheden van Microsoft 365 gaan gebruiken. Dat niet alleen, ze zullen ze ook blijven gebruiken. Wanneer jouw organisatie alle potentiële voordelen maximaal benut, kan volgens Forrester (pdf) in 3 jaar een ROI van 162% worden bereikt, wat een aanzienlijke besparing van kosten en boost in medewerker productiviteit betekent.
Klanten van Interstellar die adoptie van Microsoft 365 op een succesvolle manier begeleiden, merken een stijging in productiviteit en ervaren dagelijks het gemak van de tooling. Wil jij binnen jouw organisatie Microsoft 365 inrichten of je bestaande licenties slimmer gebruiken? Neem dan contact op.
Deel artikel
