Het ‘Nieuwe Werken’ is nog steeds een hot topic. Als kantoormedewerker wil je tegenwoordig flexibel kunnen werken. Plaats- tijds- en locatieafhankelijk. Als adoptieconsultant help ik bij het complete verandertraject om gebruikers binnen organisaties te begeleiden bij deze nieuwe manier van werken. Intussen heb ik geleerd dat het ‘Nieuwe Werken’ méér is dan documenten naar de cloud zetten en medewerkers voorzien van mobiele apparaten. En mocht je willen weten waarom met het ‘Nieuwe Werken’ efficiënt werken vaak nog ver te zoeken is, lees dan vooral verder!
Het ‘Nieuwe Werken’ draait om medewerkers de mogelijkheid geven om flexibel en op afstand te kunnen werken. Zij kunnen dan anytime & anywhere samenwerken met hun collega’s en klanten. Een belangrijke factor hierbij is het digitaliseren van werkprocessen; Alles naar de Cloud.
Zo kunnen medewerkers via elk (mobiel) apparaat dat met internet verbonden is bij hun documenten en applicaties. Thuis op de bank, in de trein, vanaf een jacht of vanuit een zonnig oord waar dan ook ter wereld; overal is werken mogelijk met een Modern Workspace.
Naast meer werkplekvrijheid helpt het ‘Nieuwe Werken’ met efficiënt(er) werken, door digitalisering van werkzaamheden. Vergelijk bijvoorbeeld een formulier dat je via de mail (of post) ontvangt met een digitaal formulier. Het opgestuurde formulier vraagt om verschillende handelingen om deze in te vullen, op te sturen en vervolgens te verwerken.
Bij het digitale formulier kun je het na invullen ook direct opsturen en laten verwerken. Hiermee wordt de kwaliteit en betrouwbaarheid van het standaardwerk verhoogd. Er blijft dus meer tijd over voor complexe werkzaamheden.
Het toegankelijk maken van kennis en informatie in een organisatie is steeds belangrijker. Relevante informatie moet altijd en overal voorhanden zijn. Toch zien we soms door de bomen het bos niet meer; er is zoveel informatie om ons heen, dat het zoeken en filteren ervan als een dagtaak aanvoelt.
Het ‘Nieuwe Werken’ helpt hierbij, door informatie centraal en gefilterd toegankelijk te maken. Zo zoek je sneller binnen het totaal aan digitale informatie, of beter: krijg je alle voor jou relevante informatie overzichtelijk aangeboden via persoonlijke filters.
Bovenstaande voordelen zullen voor elke organisatie wenselijk zijn. En dat maakt het ‘Nieuwe Werken’ ook zo populair. Zit jij ook al met je hoofd in de cloud? Houd dan nog even de voeten aan de grond, want deze voordelen worden niet zomaar werkelijkheid.
Organisaties besteden met het ‘Nieuwe Werken’ vaak de meeste tijd en energie aan het in de cloud zetten van alle data. Maar hoe mooi het op papier ook klinkt, met mobiele apparaten en cloud-oplossingen ben je er nog niet. Je hebt dan alleen voldaan aan het technische aspect van het ‘Nieuwe Werken’; de systemen en apparaten.
Organisaties vergeten het menselijke en procesaspect van het ‘Nieuwe Werken’; medewerkers die op een nieuwe manier samenwerken. Zij zijn niet meegenomen in de cloud en staan nog met beide benen op de grond. Zo resulteert het ‘Nieuwe Werken’ in een grote technische investering, waarbij de beloofde voordelen maar mondjesmaat in de organisatie ervaren worden.
Het ‘Nieuwe Werken’ vraagt dus om meer. Niet alleen de data en systemen, maar de hele organisatie, zal dus de transitie moeten doorgaan. Dit betekent dat werkprocessen, leiderschap, verantwoordelijkheden en gedrag herijkt moeten worden om tijd- en plaats[i]on[/i]afhankelijk te werken.
Het succes van het ‘Nieuwe Werken’ berust op de motivatie en het enthousiasme van medewerkers. Zijn zij bereid om anders te gaan werken? Hebben ze de nodige kennis en kunde om hun taak op de nieuwe manier uit te voeren? Ervaren ze voldoende vrijheid en vertrouwen om met het ‘Nieuwe Werken’ aan de slag te gaan? Zien ze de voordelen ervan in? Krijgen ze voldoende steun wanneer ze vastlopen? Het ‘Nieuwe Werken’ vormt hiermee een transitie die de hele bedrijfsvoering raakt.
De belangrijkste en eerste stap is daarom het helder krijgen van de [i]waarom[/i]. Waarom wil je het ‘Nieuwe Werken’ invoeren; welk probleem lost dit op? Waarom is er nu een probleem dat om actie vraagt? Waarom is het ‘Nieuwe Werken’ voor jouw bedrijf de beste keuze?
Met de antwoorden op deze vragen, creëer je een kapstok waarmee je de hele bedrijfsvoering staps- en fasegewijs begeleidt in de transitie naar het ‘Nieuwe Werken’. Zo voorkom je dat de transitie een feestje voor de ICT-afdeling blijft en zorg je ervoor dat deze organisatiebreed gedragen wordt. De belangrijkste taak hierbij is het motiveren en enthousiasmeren van medewerkers. Zij zijn namelijk degenen die de transitie tot een succes maken.
Beantwoord daarom voor je gaat zoeken naar cloud-oplossingen de volgende vragen:
Beginnen aan het ‘Nieuwe Werken’ behelst meer dan alleen het aanschaffen van een cloud-oplossing. Organisaties die zich hiertoe beperken, gaan een traject vol frustraties en teleurstellingen tegemoet. Dit zal meer investering vereisen dan wanneer ze vanuit een duidelijk waarom de organisatie in zijn geheel begeleiden naar het ‘Nieuwe Werken’.
Hulp nodig bij het helder krijgen van je waarom en het meekrijgen van medewerkers om het ‘Nieuwe Werken’ te omarmen? Neem dan via onderstaand formulier contact op.
Deel artikel
