Hoe ga jij om met softwarelicenties?

Zodra je gebruikmaakt van software, krijg je te maken met licentiebeheer: het controleren en beheren van softwarelicenties. Zonder actief licentiebeheer kan er, vaak onbewust, gebruik worden gemaakt van licenties die er in feite niet zijn. Deze onbedoelde nalatigheid is niet alleen duur om op te lossen, maar je riskeert ook flinke boetes bij een licentie-audit. Het is dus hoog tijd om het gebruik van licenties onder de loep te nemen.

Je kunt je afvragen of de term ‘licentiebeheer’ überhaupt nog de lading dekt. Er wordt vaker gesproken over abonnementsmanagement. Dit komt door de verschuiving die plaatsvindt van het afnemen van losse softwarelicenties naar het abonneren op software(bundels). Een abonnement heeft als groot voordeel dat je direct voldoet aan de wetgeving (software compliancy), terwijl losse licenties dubbele afname in de hand kunnen werken door gebrek aan overzicht en het risico op geldboetes is groter zodra licenties aan meerdere gebruikers zijn toegewezen.

De grootste uitdagingen met licenties

Het is voor IT-afdelingen helaas nog steeds niet vanzelfsprekend dat ze een goed overzicht hebben van het aantal licenties en gebruikers. Daar komt bij dat de voorwaarden regelmatig veranderen. Zo kan aan de voorwaarden worden toegevoegd dat de betreffende software alleen op bepaalde werkplekken in bepaalde situaties gebruikt mag worden.

De grootste uitdagingen waar IT-afdelingen vaak tegenaan lopen zijn:

Controle op juist gebruik: Het is moeilijk te overzien of medewerker A op de ene locatie en medewerker B op een andere locatie volgens de procedures werken bij het gebruik van een bepaalde licentie;
Organisatieomvang: De uitdagingen rond licenties spelen vooral bij organisaties met meerdere afdelingen en vestigingen;
Samenwerking tussen afdelingen: De financiële afdeling is nog niet altijd (mede)verantwoordelijk voor de inkoop van licenties. Omdat finance zich vaak bewuster is van de bedrijfsrisico’s die kleven aan boetes of naheffingen dan de IT-afdeling, is een goede samenwerking tussen beide essentieel;
Schaduw-IT: Is de IT-dienstverlening volgens medewerkers niet naar wens? Dan passeren ze vaak de IT-afdeling door aan de slag te gaan met eigen oplossingen;
Het datacenter: Er bestaan ook richtlijnen van softwareleveranciers als het gaat om bijvoorbeeld tijdelijke migratie. Je kunt dus niet zomaar een oplossing naar een ander datacenter verplaatsen zonder de licentievoorwaarden goed na te lopen.
Complexe voorwaarden: Weet je zeker of het gaat om één licentie per gebruiker of per device? Hoe zit het met mobiel gebruik? Elke leverancier heeft weer een eigen model en binnen de verschillende geleverde oplossingen kan zelfs onderscheid gemaakt zijn.

Breng de uitdagingen binnen jouw organisatie in kaart, zodat je weet welke stappen jij moet nemen om je licentiebeheer goed op orde te krijgen.

Waar te beginnen?

Richt om te beginnen een team op waarin verschillende afdelingen betrokken worden. In de ideale situatie combineer je verschillende disciplines. Zo zorgt applicatiebeheer ervoor dat eindgebruikers de software kunnen inzette, schaft de afdeling inkoop de benodigde licenties aan, terwijl de financiële afdeling eindverantwoordelijk blijft voor de boeken. Ook is er een rol weggelegd voor de servicedesk, omdat zij in contact staat met de eindgebruiker. Voor je het weet heb je een team dat verantwoordelijk is voor jouw licentielandschap.

Mijn team staat klaar, wat nu?

Slechts 20 procent van de software die je als organisatie afneemt wordt doorgaans door 80 procent van de medewerkers gebruikt. Het is dan ook aan te raden om je eerst op deze scheefgroei te richten. Dit kun je realiseren door profielen van gebruikers te maken. Vervolgens ga je aan de slag met:

Het in kaart brengen van je licentielandschap. Welke processen spelen er rond licentiebeheer en welke afspraken maak je hierover?
Het integreren van de processen binnen de financiële en IT-afdeling.
Het kunnen bijwerken van je licentielandschap door middel van tooling. Dit scheelt een hoop tijd en het minimaliseert de kans op fouten.
Het checken van de lopende contracten en de voorwaarden.

Als je dit hebt gedaan ben je klaar om processen voortdurend te verbeteren. Ook heb je nu de basis gereed om nieuwe leveranciers en oplossingen te koppelen aan jouw licentiebeheer.

Maandelijks weten waar je aan toe bent

Is jouw organisatie onvoldoende in staat om zelf alle benodigde licenties aan te schaffen, te beheren en te controleren? Dan kan samenwerken met een Cloud Solution Provider (CSP) een uitkomst zijn. Met een maandelijks afrekenmodel kun je eenvoudig per maand voor de best passende en voordeligste abonnementsvorm kiezen via een CSP. Daarnaast ben je altijd verzekerd van de laatste versies van de software.

De toegevoegde waarde van een Microsoft tenant

De kans is groot dat jouw organisatie al gebruikmaakt van Microsoft-softwareprogramma’s en dat er ook voor gekozen is om bepaalde producten als een cloudservice af te nemen. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft 365. Bij het afnemen van cloudservices wordt er in het Windows Azure datacenter serverruimte gereserveerd en beschik je over een ‘tenant’: een soort afgeschermde container waarin alle afgenomen online services en de toegepaste instellingen van Microsoft zijn opgeslagen.

Binnen de tenant kun je door middel van rapportages met PowerBI (gratis) inzage krijgen in het gebruik van diensten. Zo weet je of de licenties binnen de tenant optimaal benut worden. Worden de licenties niet of nauwelijks gebruikt of heb je juist nieuwe licenties nodig, dan schaal je eenvoudig op of af. Bij het aanzetten van nieuwe licenties kun je daarmee voortaan direct beoordelen of het aantal nog klopt. Zo betaal je dus nooit te veel.

Maak via het formulier hieronder een afspraak voor een licentiecheck en kom erachter of en hoe je kunt besparen op jouw licentiegebruik.

Deel artikel