In de wereld van klantenservice is de eerste indruk bepalend. Die eerste interactie met jouw organisatie zet de toon voor de rest van de ervaring. Waar kies jij voor? Krijgt de klant direct een medewerker aan de lijn of verwelkom je hen met een geautomatiseerd menu?
Veel bedrijven maken gebruik van geautomatiseerde systemen om klanten door een menu van opties te leiden en hen uiteindelijk door te verbinden met de juiste persoon. Dit kan handig zijn, maar niet elke situatie leent zich voor een geautomatiseerde aanpak.
Voor bedrijven die maatwerkdiensten aanbieden of veel complexe vragen ontvangen, is persoonlijk contact vaak de beste keuze. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij een receptionist klanten direct kan doorverwijzen naar een specialist die de klant direct kan helpen.
Een andere overweging bij de keuze tussen persoonlijk contact en automatisering, is het type klanten dat je bedient. Voor een B2C-bedrijf dat dagelijks een groot aantal klanten helpt, kan een geautomatiseerd systeem efficiënter zijn. Wanneer je een B2B-bedrijf bent met minder klanten en mogelijk nauwere klantrelaties, voegt het persoonlijk benaderen van je klanten waarschijnlijk meer waarde toe.
Wanneer een klant contact opneemt, is het essentieel om hen zo goed mogelijk te helpen. Idealiter zou een receptionist al een goed beeld moeten hebben van wie de beller is, voordat het gesprek begint.
Inzicht in de klant en hun voorkeuren (bijv. welke taal de klant spreekt), verbetert de service aanzienlijk. De receptionist moet ook weten welke medewerkers beschikbaar zijn en wat hun specifieke vaardigheden zijn, zodat ze de beller zo efficiënt mogelijk doorverbindt.
Om receptionisten te voorzien van de benodigde tools, is een Attendant Console onmisbaar. Deze console biedt een omnichannel Contact Center en geeft receptionisten een compleet overzicht van relevante informatie, waardoor hun werk een stuk efficiënter verloopt.
Met een Attendant Console maken receptionisten eenvoudig terugbelverzoeken aan als een collega afwezig is. Als een beller lang in de wacht staat, belt de receptionist gemakkelijk terug om te vragen of ze blijven wachten of liever een terugbelverzoek ontvangen. Het afhandelen van meerdere gesprekken tegelijk is veel eenvoudiger doordat informatie direct beschikbaar is. Receptionisten zien wie nog wacht en zo beter inspelen op de behoeften van de wachters.
De Attendant Console voor Microsoft Teams biedt naast deze kant-en-klare functies ook de mogelijkheid om eigen automatiseringen en workflows te creëren, volledig geïntegreerd met het ROGER365.io platform. Dit maakt het mogelijk om een op maat gemaakte oplossing te creëren die perfect aansluit bij de processen van jouw organisatie.
Met de Attendant Console hebben receptionisten toegang tot een speciaal ontworpen interface die hen in staat stelt om de juiste stappen te zetten. Doordat het een Teams-native applicatie is, wordt alles direct vanuit de Teams-client beheerd, wat continue schakelen tussen verschillende applicaties overbodig maakt. Alle benodigde informatie is meteen beschikbaar en benodigde acties worden snel en eenvoudig uitgevoerd.
Wil je jouw klantcontactervaring naar een hoger niveau tillen? Denk er dan aan om klanten op basis van je CRM-gegevens direct door te verbinden met de juiste medewerkers binnen jouw organisatie, of hun vervangers. Benieuwd hoe deze oplossing in de praktijk werkt? Vraag een vrijblijvend gesprek aan en ontdek of deze aanpak de juiste keuze is voor jouw organisatie!,/p> Deze blog is tot stand gekomen in samenwerking met onze partner ROGER365.io. Deel artikel
